Project Coordinator Temporary Full Time (1.0 FTE) CHEO Research Institute

Compensation Pay Range:

Please send your resume with a cover letter to Ave Poggione at apoggione@cheo.on.ca with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.

JOB DESCRIPTION

Posting #RI-25-030

Posting Period June 9 to , 2025

POSITION: Project Coordinator

FREEDcan

Eating Disorder Research Lab

Existing Vacancy

TERM: Full-time (1.0 FTE), 12-month contract with a possibility of extension

SALARY: $30-$35/hr, Will be commensurate with skills and experience

REPORTS TO: Dr. Nicole Obeid, Scientist and Janessa Porter, Research Program Manager

Childrens Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (CHEO RI) is the research arm of the Childrens Hospital of Eastern Ontario Ottawa Childrens Treatment Centre (CHEO) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Metis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond.

CHEO RI has an immediate requirement for a Project Coordinator.

We are looking for a highly motivated Project Coordinator that will provide coordination towards all aspects of the project and related initiatives for FREEEDcan. The Project Coordinator will have strong project coordination skills, be able to help organize multiple priorities simultaneously, and facilitate creation and execution of workplans and project activities accordingly. The ideal candidate will have excellent project coordination and communication skills (both verbal and written), keen attention to detail, and a strong results-driven approach.

The Eating Disorder Research Lab is located within the CHEO Research Institute (Ottawa, Canada), and is comprised of scientists, clinician-investigators, a research manager, and several research staff. This fast-growing team is recognized as a national leader in pediatric eating disorder research, spearheading a large research program that is focused on etiological, clinical and health systems and policy-based research studies.

RESPONSIBILITIES

Project Coordination

• Develop and coordinate detailed project plans, including scope, workflows, timelines, deliverables, and resource allocation.
• Organize, monitor, track and report project progress.
• Help to ensure project activities are completed within timelines
• Provide comprehensive and consistent documentation of project activities and progress, including charters, work plans, and reporting.
• Coordinate meetings, prepare meeting agendas in collaboration with the team, and facilitate meetings where appropriate to monitor progress, address challenges, and collaboratively work through project content.
• Provide guidance and practical support to the research team.
• Collaborate with research staff, students and volunteers and internal and external collaborators.
• Contribute to the preparation of funding proposals and knowledge translation products.
• Coordinate project governance structures, including steering committees and working groups.
• Identify and address emerging challenges proactively.

Implementation and Service Support

• Serve as a key liaison between study personnel, leadership, and FREEDcan partners.
• Contribute to coordination and logistics of implementation and service activities with pilot sites.
• Coordinate the development and dissemination of service-related knowledge products, tools and resources.
• Support team members in the development and customization of materials.
• Identifies, troubleshoots, and resolves issues that arise during the implementation process.
• Planning and coordinate all relevant details and tasks for training sessions with pilot sites.
• Contribute to the creation of policy briefs and proposals, national standards and other knowledge products related to FREEDcan service.
• Support ongoing knowledge translation efforts with system partners, policy makers, researchers, clinicians, and individuals with lived expertise.

Engagement

• Facilitate communication and coordination with diverse project partners, including clinical advisors, youth and family partners, eating disorder service staff and community-based services.
• Lead and organize meetings for the Youth and Family Advisory Committees.
• Develop and implement community engagement strategies and tools to ensure inclusive participation.
• Conduct knowledge-sharing sessions to keep partners informed and engaged.
• Collaborate with clinical, academic, and lived expertise partners to integrate evidence-based approaches.
• Prepare and facilitate external meetings with project partners, provide status updates, and communicate deliverables and timelines.
• Support the planning of knowledge mobilization summits and other key events.
• Maintain and strengthen partnerships across Canada through regular engagement.
• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES

• Masters degree in public health, psychology, health policy, health administration or a related field (Essential)
• Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements (Essential)
• Strong project management skills with demonstrated ability to meet timelines and deliverables, and ability to manage competing priorities (Essential)
• Proven experience coordinating complex, multi-site projects at a national or provincial level (Essential)
• Strong interpersonal skills to build and maintain relationships with a broad range of internal and external partners (Essential)
• Demonstrated experience with engagement strategies, specifically with youth and/or family engagement (Essential)
• Independent worker and self-directed learner (Essential)
• Strong verbal and written communication skills (Essential)
• Knowledge in the field of eating disorders (Preferred)
• Knowledge of implementation science and knowledge mobilization (Preferred)
• Experience working with the Ministry of Health and knowledge of the child and youth mental health and addictions system (Preferred)

• Bilingualism (French / English) (Preferred)

WORKING CONDITIONS

• Flexibility to work in a hybrid work model
• Able to be flexible with working hours in order to meet deadlines
• Able to work in fast-paced, evolving environment with multiple priorities
• Able to share information in an effective and collaborative manner
• Able to demonstrate initiative and problem-solving to generate improvements

OTHER REQUIREMENTS

• Eligible to work in Canada;

• Compliance with CHEO RIs Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
• Police Record Check.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter to Ave Poggione by email to: apoggione@cheo.on.ca

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act , please notify Human Resources at researchhr@cheo.on.ca .

The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Worksite, unless otherwise indicated, will be 401 Smyth Rd, Ottawa, ON, K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.

DESCRIPTION DE POSTE

Numero daffichage RI-25-030

Periode daffichage du 9 juin au 23 juin 2025

POSTE : Coordonnatrice ou coordonnateur de projet

FREEDcan

Laboratoire de recherche sur les troubles alimentaires

Poste vacant existant

DUREE : Temps plein (1,0 ETP), contrat de 12 mois avec possibilite de renouvellement

SALAIRE : Le salaire varie de 30 $ a 35 $ lheure (il sera proportionnel aux competences et a lexperience)

POSTE RELEVANT DE : Nicole Obeid, Ph. D., scientifique, et Janessa Porter, gestionnaire de programme de recherche

LInstitut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario ( IR du CHEO ) est lorganisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario situe a Ottawa ( CHEO ) et un institut affilie de lUniversite dOttawa. Nous reconnaissons quOttawa est batie sur un territoire non cede du peuple anichinabe algonquin. Les membres de cette Nation vivent sur ce territoire depuis des millenaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qua ce territoire. Leur culture et leur presence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. LIR du CHEO rend egalement hommage a lensemble des Premieres Nations, des Inuit et des Metis, de meme qua leurs precieuses contributions, passees et presentes, a ce territoire. Le CHEO est un etablissement et un milieu de travail que nous cherissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivite. LIR du CHEO vise a creer de nouvelles connaissances et de nouvelles donnees probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial a nos enfants. Notre mission, a lIR du CHEO, est de reunir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivite et ailleurs.

LIR du CHEO a immediatement besoin dune coordonnatrice ou dun coordonnateur de projet.

Nous sommes a la recherche dune coordonnatrice ou dun coordonnateur de projet qui assurera la coordination de lensemble des aspects du projet FREEDcan et des initiatives connexes. La personne titulaire de ce poste doit posseder de solides competences en coordination de projets, etre en mesure daider a gerer plusieurs priorites simultanement et faciliter la creation et la mise en uvre de plans de travail et dactivites de projet en consequence. De plus, elle doit posseder dexcellentes competences en coordination de projet et en communication (tant a loral qua lecrit), faire preuve dun grand souci du detail et adopter une solide approche axee sur les resultats.

Lequipe du laboratoire de recherche sur les troubles alimentaires fait partie de lIR du CHEO (Ottawa, Canada) et est composee de scientifiques, de cliniciennes-chercheuses ou de cliniciens-chercheurs, dune ou dun gestionnaire de recherche et de plusieurs membres du personnel de recherche. Cette equipe en pleine croissance est reconnue comme chef de file national dans la recherche sur les troubles alimentaires pediatriques, menant un important programme de recherche axe sur les systemes de sante clinique et etiologique, ainsi que sur des etudes de recherche axees sur les politiques.

RESPONSABILITES

Coordonnatrice ou coordonnateur de projet

• Elaborer et coordonner des plans de projet detailles, notamment la portee, les flux de travail, les echeanciers, les produits livrables et laffectation des ressources.
• Organiser, surveiller et suivre lavancement du projet et en rendre compte.
• Veiller a ce que les activites du projet soient menees a bien dans les delais prescrits.
• Proposer une documentation complete et uniforme des activites et de lavancement du projet, notamment les chartes, les plans de travail et les rapports.
• Coordonner les reunions, preparer lordre du jour de celles-ci en collaboration avec lequipe et les animer, au besoin, afin de suivre les progres, de relever les defis et de collaborer sur le contenu du projet.
• Fournir des conseils et apporter un soutien pratique a lequipe de recherche.
• Collaborer avec le personnel de recherche, les etudiantes et etudiants, les benevoles ainsi quavec les collaboratrices et collaborateurs internes et externes.
• Contribuer a la preparation de propositions de financement et de produits de transfert des connaissances.
• Coordonner les structures de gouvernance des projets, notamment les comites directeurs et les groupes de travail.
• Cerner et relever les nouveaux defis de facon proactive.

Mise en uvre et soutien des services

• Assurer la liaison entre le personnel de letude, la direction et les partenaires de FREEDcan.
• Contribuer a la coordination et a la logistique de la mise en uvre et des activites de service avec les sites pilotes.
• Coordonner lelaboration et la diffusion de produits de connaissance, doutils et de ressources lies aux services.
• Soutenir les membres de lequipe dans lelaboration et la personnalisation de la documentation.
• Cerner et resoudre les problemes qui surviennent pendant le processus de mise en uvre, et trouver des solutions de rechange pour ces derniers.
• Planifier et coordonner lensemble des taches et des details pertinents pour les seances de formation sur les sites pilotes.
• Contribuer a la creation dexposes politiques et de propositions strategiques, de normes nationales et dautres produits de connaissance lies au service FREEDcan.
• Appuyer les efforts continus de transfert des connaissances avec les partenaires du systeme, les responsables des politiques, les chercheuses et chercheurs, le personnel clinicien et les personnes ayant une expertise vecue.

Participation

• Faciliter la communication et la coordination avec divers partenaires de projet, notamment les conseilleres et conseillers cliniques, les jeunes et les partenaires familiaux, le personnel du service des troubles de lalimentation et les services communautaires.
• Animer et organiser des reunions pour les comites consultatifs des jeunes et des familles.
• Elaborer et mettre en uvre des strategies et des outils dengagement de la communaute pour assurer une participation inclusive.
• Organiser des seances dechange des connaissances pour tenir les partenaires au courant et assurer leur participation.
• Collaborer avec les partenaires cliniques, universitaires et ayant une expertise vecue pour integrer des approches fondees sur des donnees probantes.
• Preparer et animer des reunions externes avec les partenaires du projet, donner des mises a jour sur letat davancement et communiquer les produits livrables et les echeanciers.
• Appuyer la planification de sommets de mobilisation des savoirs et dautres evenements importants.
• Maintenir et renforcer les partenariats partout au Canada grace a une participation reguliere.
• Effectuer des taches connexes assignees par la personne responsable de la supervision.

QUALIFICATIONS, COMPETENCES ET APTITUDES

• Maitrise en sante publique, en psychologie, en sociologie, en politique de sante, en administration de la sante ou dans un domaine connexe (essentiel)
• Une personne qui possede de lexperience et une formation officielle ainsi que des capacites et un rendement demontres pourrait etre exemptee des exigences stipulees en matiere detudes et dexperience (essentiel)
• Solides competences en gestion de projet avec capacite averee a respecter les echeances, a produire les resultats attendus et a gerer des priorites concurrentes (essentiel)
• Experience averee de la coordination de projets complexes et multisites a lechelle nationale ou provinciale (essentiel)
• Excellent entregent et capacite detablir et dentretenir des relations avec un vaste eventail dintervenants de linterne et de lexterieur (essentiel)
• Experience confirmee des strategies dengagement, en particulier aupres des jeunes et des familles (essentiel).
• Independance et capacite dapprentissage autonome (essentiel)
• Solides competences en communication orale et ecrite (essentiel)
• Connaissance du domaine des troubles alimentaires (souhaitable)
• Connaissance de la science de la mise en uvre et de la mobilisation des savoirs (un atout)
• Experience de travail avec le ministere de la Sante et connaissance du systeme de sante mentale et des dependances chez les enfants et les jeunes (un atout)

• Bilinguisme (francais-anglais) (un atout)

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Possibilite de travailler selon un mode hybride
• Capacite a faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de travail afin de respecter les echeances
• Capacite a travailler dans un environnement en constante evolution et dynamique, tout en gerant plusieurs priorites
• Capacite a transmettre de linformation de maniere efficace et collaborative
• Capacite a faire preuve dinitiative et a resoudre des problemes pour generer des ameliorations

AUTRES EXIGENCES

• Autorisation de travailler au Canada

• Respect de la politique universelle de vaccination contre la COVID19 de lIR du CHEO
• Verification du casier judiciaire

POUR POSTULER

Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de presentation a Ave Poggione par courriel a ladresse apoggione@cheo.on.ca.

LIR du CHEO valorise la diversite et est un employeur qui souscrit au principe de legalite dacces, qui prise les divers points de vue et qui aide les gens a etre eux-memes. Nous avons pris lengagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commencant par le processus dembauche, et nous accueillons favorablement les demandes provenant de lensemble des candidates et candidats qualifies. Conformement a la Loi de 2005 sur laccessibilite pour les personnes handicapees de lOntario , les personnes qui ont besoin de mesures dadaptation durant le processus de demande demploi peuvent envoyer un courriel a ce sujet aux Ressources humaines a ladresse researchhr@cheo.on.ca .

LIR du CHEO cherche a accroitre lequite, la diversite et linclusion dans toutes ses activites, notamment la recherche, leducation et lavancement professionnel, les partenariats avec les patientes et patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de limportance aux perspectives et aux cheminements de carriere diversifies et non traditionnels, et aux competences comme la resilience, la collaboration et letablissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorites racisees, dAutochtones, de personnes vivant avec un handicap, de personnes ayant des orientations sexuelles et des identites de genre minoritaires, ainsi que dautres personnes possedant les competences et les connaissances necessaires pour collaborer de facon productive aupres de diverses communautes.

LIR du CHEO nutilise pas lintelligence artificielle dans son processus de recrutement et de selection.

Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situe au 401, chemin Smyth, a Ottawa (Ontario) K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisees a travailler au Canada seront prises en consideration. Nous remercions lensemble des candidates et candidats de leur interet; cependant, nous ne communiquerons quavec les personnes qui seront convoquees a une entrevue.